いまさら聞けない電子帳簿保存法～一問一答～その2

A12. 1.電子帳簿保存法に対応したい対象を決めましょう
2.スキャナ保存や電子取引の場合は、送る書類を対象とするのか、受け取る書類を対象とするのかを絞りましょう
3.電子帳簿保存法には真実性と可視性という要件を両方満たす必要がありますので、それぞれの要件を確認しましょう

A13.送信・受信の両方を指します。
国税庁からの要件には「授受」という言葉が使われていますが、授受とは送信・受信のことを指します。
つまり、EDIや電子メールなどで送信している書類・受け取っている書類どちらも電子データでの保存義務化の対象となります。

A14.真実性と可視性の要件は両方満たさなければ法令違反です。
真実性と可視性の要件をきちんと満たせていない場合には、税務調査時に納税の正しさを説明できないことになり最悪青色申告の取消になります。
真実性・可視性の概要については<5行でわかる電帳法・その3>をご覧ください。

A15.改ざん等がされていないことを証明するにはタイムスタンプが最も確実です。
保存システムによっては、タイムスタンプ以外の対応で実現する場合もあります。

A16.電子取引のデータでの改ざん・削除を原則禁止することです。
禁止事項を守らせるためのルールと運用が必要です。
例えばメールで取引書類を受け取る場合、個人のメールで受けると改変リスク
が発生する可能性があるため経理部門などにやり取りを集約したり、経理部門
向けのグループアドレスに送ってもらうようにする等の統率が必要です。
さらに、管理者をバイネームでわかるようにするために経理部門の中でも
データ保存業務者を限定し、部門内で定期チェックするようなルールを設定し、
運用する必要があります。

A17.真実性の要件に対して対応していないシステムで保存する場合や、電子取引
データをメールやweb上からダウンロードして1度ローカルで保存する場合などです。
改ざん等の可能性がある運用や保存方法の場合には運用と組み合わせる必要が
あります。

A18.必要な情報を探して確認できる状態にするには、検索できる必要があります。
保存システムで「取引日」「相手先名」「金額」の検索ができない場合、
ファイル名付与または索引表運用し、税務調査時には税務職員の求めに応じて
データをダウンロードして引き渡す必要があります。

A19.

ファイル名を「取引日_相手先名_金額」にして保存します。
電子帳簿保存法の検索要件として「取引日」「相手先名」「金額」での検索が
必要です。ファイル名を下記の”例”のように工夫することで、必要なときに
すぐ検索できるようにすることができます。

例:2022年9月1日に●●商事から受領した123,000円の請求書の場合
　 請求書のPDFファイル名を「20220901_●●商事_123,000」で保存

A20.電子帳簿保存法対応のための運用における複雑さを最小限に抑えるシステムを
採用しましょう。税務調査時に必要書類をすぐに探し出して提示できる運用・
管理である必要があります。
税務調査員の心証対策のためにも本改正を機に、電子帳簿保存法対応における
RICOH証憑電子保存サービスの提案を検討されてはいかがでしょうか。