文書管理 事例 No.9
個人情報保護に向けた文書管理改善
〜文書管理の基準/しくみの構築と目録作成作業〜
お悩み
・書庫がいっぱいで保存スペースが無い
・いつ廃棄していい文書か分からない
・過去の文書を廃棄していない
・どこに何があるか分からない
・個人情報の管理が出来ていない
ご提案内容
●継続的な｢意識改革｣への取り組み
・文書管理推進体制の整備
・職員研修の実施
●しくみ/ルールの見直し
・文書管理の基準（分類･保存年限）の整備
・文書管理の方法（しくみ）の整備
●文書管理のシステム化
・文書管理システムの構築
・文書目録の整備
実施内容
改善効果
【廃棄】廃棄により33％の文書量が削減された
【目録】保有文書の目録が整備された（52,400件）
【基準】保存年限の設定により廃棄予定日が明確になった
【ﾏﾆｭｱﾙ】運用マニュアルにより､誰でも文書管理が出来るようになった
【ﾗﾍﾞﾙ】統一されたラベルにより、検索/取出しが楽になった
【ﾛｹｰｼｮﾝ】ロケーションの登録により、配架場所が明確になった
まずはお気軽にご相談ください。