・古い図面の劣化が気になっていましたが、予算がつかずに棚上げになっていたものを継続的に電子化を進めることで、確実に電子化を実現できました。 ・今まで、図面庫に探しに行っていましたが、自席から納入先や図面番号などをキーワードに簡単図面検索が実現できるようになり、便利になりました。

導入の狙い ・古い図面の劣化対策。 ・すべて図面筒に入っていたので、検索が大変だった。 ・工事番号や納入先を入力したら、瞬時に取り出せるしくみを構築したい。

解決策 ・決められた予算枠の中で、毎月古い図面のスキャニングを実施。 ・スキャニング時に、工事番号や納入先、図面番号等リスト化し、Excelベース の検索システムを作成。

実施内容 ・スキャニングと検索項目の入力の実施 ・システムへの登録までを実施 ・文書の預かり→スキャン→システム登録のルーティーンの確立

導入したメリット ・多額の投資が必要となる図面管理システム導入前に、簡易検索システムを　導入ができたことで、計画中の図面管理システム導入時には、データ移行が可能となった。またシステム導入直後から有効的にシステム活用ができる実感がある。

ユーザーの声 ・古い図面の劣化に不安があったものの予算の都合で棚上げになっていたが、継続的に電子化をすすめることで、確実に電子化を実現できた。 ・電子化するとなると、コストがかかるというイメージがあったが、少しづつではあっても、予算に応じて確実すすめていけたのはよかった。 ・今回、古い図面の電子化をお願いしたが、次は、納入案件の管理ファイルも電子化をしてほしい。