いまさら聞けない電子帳簿保存法＜一問一答＞その1

A2. 紙での保存が義務付けられている国税関係の帳簿や取引書類などを電子データで保存するにあたり、その保存要件を定めた法律です。
書類の種類によって認められる電子保存方法が異なります。
電子帳簿保存法の適用を受けると紙の原本が不要になるため、ファイリングなどの手作業や保存スペース・管理コストが必要なくなります。

A3. 税務検査時には、国税関係帳簿書類において、必要な情報を探して確認できる状態にする「可視性」と、改ざん等がされていないことを証明する「真実性」の確保が求められます。
電子保存に関する要件は保存の対象と方法によって、それぞれ細かく定められています。例えば、可視性の証明には複数項目での検索要件などが含まれますが、電子保存対象によって微妙に要件は異なります。
また、真実性の証明についても同様です。例えば帳簿の場合は記録の訂正・削除の確認ができることが必要ですし取引書類の場合はタイムスタンプの利用などの措置を行うことが必要です。

A4. 取引書類は、証拠性において重要書類と一般書類に分類されます。
資金や物の流れに直結・連動するか、しないかによって分類され、スキャナ保存では重要書類と一般書類とで保存要件が異なります。

A5. 紙と電子の混在は推奨しません。
一般的に、紙で受領した取引書類はスキャンした上で電子保存し、電子データとして受領した取引関係書類はそのまま電子データとして保存します。
法律上、すべて電子で保存する必要はありませんが、紙と電子が混在してしまうと業務や管理が煩雑になりがちです。
まずは、導入しやすい業務や書類から対応することで、段階的に電子化を進めることをおすすめします。

A6. データセンターの場所に指定はありません。
ただし、電子保存されたデータはパソコンのディスプレイの画面および書面にすぐに出力できることが条件となります。

A7. 改正・電子帳簿保存法は2022年1月1日より施行しております。電子取引の電子保存義務については2年間、一定の条件を満たすことで罰則を猶予されますが、早めに対策をご検討されることをおすすめします。
今回の法改正ではスキャナ保存要件の大規模な緩和と同時に、2022年1月以降に送信・受信した電子取引データは紙ではなく、電子での保存が義務化されました。
ただし、準備が間に合わない企業の事情を考慮し、2022年1月1日から2023年12月31日まで一定の条件に限り、宥恕（罰則の猶予）措置が追加されました。

A8. 大幅な要件緩和により、電子データでの保存に取り組みやすくなります。
電子帳簿保存法へ適用することで業務の効率化やコスト削減が期待できます。

A9. 罰則規定が厳格化されます。
事前申請がなくなったからといって要件を満たさない電子化を行っており過少申告があった場合、重加算税が加算されることになるため注意が必要です。

A10. 本当です。申告所得税及び法人税における電子取引情報の場合、電子データでの保存が必須です。
これまでは電子取引後、紙での出力・保存をもって代えることができる措置がありましたがそれが廃止されました。電子取引には、EDIやクラウドサービスを利用した受領・電子メールを利用した等が含まれます。
電子・紙が混在した複雑な運用はなるべく避け、これを機に電子データの保存に統一することを検討されてはいかがでしょうか。