弊社でのWeb請求システム導入事例をご紹介します。
課題と効果
【導入前の課題】
・郵送費用や作業費用（人件費）の増加と同時に作業負荷が大きかった
・月末に集中する請求業務が属人化なっており業務内容を共有する必要があった※月末21時まで残業
・インボイス制度や一部の顧客から電子での請求にして欲しいとの要望も出てきていた
【導入後の効果】
・システムの導入に伴う費用効果が大きく郵便料金の削減が出来た
・Web請求システムの活用により属人化していた業務を共有化することができ月末の残業がなくなった
・Web請求書導入に伴って業務フローを一部見直したことにより業務ミスの削減と業務の標準化ができた
★六甲商会業務センターの業務内容
★導入の背景と効果
Web請求システムを検討された背景を教えてください
当社のお客様は官公庁・民間大手企業・一般企業を大きく分けられ取り扱いの商品の特長上全体で約４,０００件の請求書を毎月発送していました。
インボイス制度がスタートする事や顧客から請求書を電子化にして欲しいとの要望が出ていた事請求書発送業務を業務センター責任者が一人で対応していた事などの課題がありました
これまでは、一番多い月末締めの請求書発送業務では、月末に責任者が通常業務終了後に基幹システムから請求書や関連する納品書を出力し、月初1日目に業務センターメンバー全員で
請求書と納品書の出力と内容の確認→三つ折り→封筒への封入→郵便局への持参を実施していましたが手作業でのミスが発生すること、そして責任者一人属人化している内容を見直す必要がありました
会社として請求書発送業務を正確に管理でき生産性向上が出来る体制を構築する必要があると考えました
Web請求システム導入時に工夫された事と導入効果を教えてください
今回導入したWeb請求システムは、当社が利用していました基幹システムの機能として搭載されていましたが
当社の請求業務に合わせるには一部システム改修が必要になり改修も実施し対応する事にしました
全体4,000件のうち官公庁の都度請求、民間大手などの指定請求書など個別対応分の除く
約3,000件を対象にして費用対効果を考えて、目標を1500件 郵便料金との比較では1000件
人件費や作業の手間（他業務が止まること）などを考慮すると５００件が採算のベースとしました。
利用していた基幹システムの改修を含み事前準備期間を6ヵ月とし2023年3月より正式スタートしました
２０２３年３月にお客様へ請求締め日ごとに案内をお送りし、承諾いただけたお客様からメールアドレスを頂戴し
システムに登録作業に約２か月かかりました、６か月後の９月に約500件を超えました
2024年5月時点で目標の1500件は達成でき約1600件をWeb請求システムからの発送となっています
郵便料金を含むコスト削減もでき業務の標準化も実施できています
業務の標準化については、導入前：請求書と納品書の出力と内容の確認→三つ折り→封筒への封入→郵便局への持参
月末の作業が不要になり月初に業務内容を複数メンバーで共有出来るようになり
導入後：請求締めWebシステム→請求書・納品書のメール自動送信と、大きく作業内容が変わりました
また、請求書作成時にチェックしミスがあれば修正していた作業が出来なくなるため、売上処理時にミスが無いか
チェックする体制に変更したことにより、業務メンバーもしくは各営業担当の意識が変わったと感じます。
月末月初の請求書発送業務は大きく変わり、業務効率は大きく向上したと考えます。