電子帳簿保存法改正が変える 未来のバックオフィス

①スキャナ保存

②電子帳簿保存

③電子取引に係るデータ保存

今年中から準備しないと間に合わない！？

2023年10月 インボイス制度開始

適格請求書の保存義務化及び3万円特例廃止
従来、適した帳簿の記載(取引日・課税仕入れの相手方の氏名又は名称・取引内容・金額)と3万円以上の領収書や請求書の保存があれば、課税事業者は仕入税額控除(売上の消費税額から支払った消費税額を差し引いて消費税の納税額を計算すること)を受けることができました。

しかし、インボイスが開始されると、適格請求書発行事業者に登録の上、原則全ての発行及び受領した適格請求書を保存し適した帳簿の記載を行わない限り、仕入税額控除を受けることができなくなります。

※1 現行、3万円以上の請求書でも「請求書等の支付を受けなかったことにつきやむを得ない理由があるとき」は法定事項を記載した帳簿の保存のみで七入民動佳除が認められています
※2 3万円未満の公共交速機関の運賃や自動販売機での購買、郵便サービスなど、適格請求書を交付することが困難とされる特定の取引は適格鎮求書の交付義務が免除されます
※3 インボイス制度が始まる2023年10月1日から登録を受けるには、原則、2023年3月31日まてに登録申請書を提出する必要があります

2023年12月末 電子帳簿保存法 猶予措置終了

電子取引データの電子保存義務化徹底

やむを得ない事情(電子取引データの保存システムや社内でのワークフローの整備が間に合わない等、保存要件に従って電子データの保存を行うための準備を整えることが困難であること)がある場合に限り認められている電子取引データの書面保存を許可する猶予措置が2023年12月31日で終了となります。

猶予措置の終了前には、インボイス制度が開始されており原則全ての適格請求書の保存が義務付けられています。
そのため、猶予措置の終了と同時に、仕入税額控除を受けるにはPDFの請求書だけでなく、ありとあらゆる少額決済の電子取引データも電子で保存する必要があります。

電子帳簿保存法 部分導入の罠

ペーパーレス化は、印刷代や紙の保管コスト削減だけでなく、業務効率化にもなるものですが、紙前提の業務フローを変えず部分的なペーパーレス化を行っただけでは、かえって業務が非効率化し、ペーパーレス化のメリットが全く受けられない事態になりかねません。
その上、電子取引データの書面保存禁止に対応した業務フローの構築も急務となっています。

紙前提の業務フローでスキャナ保存に対応した場合

スキャナ保存制度を活用し書類の電子保存を行おうとしても、既存の業務が紙とハンコを前提とした業務フローのままだと、経理に紙が集約する流れは変わらず、経理は書類のスキャン作業に加え、スキャンした書類に「日付」「取引先」「金額」を追記する作業も新たに増え、経理の負荷が大幅に増加する結果になってしまいます。

紙前提の業務フローで電子取引データ保存に対応した場合

電子取引データを紙で保存するのは原則禁止になったため、受け取ったPDFの請求書などは、書面ではなく共有フォルダなどに格納した上で、電子のまま経理に届ける必要があります。その上で、紙とハンコを前提とした業務フローを変えずに法改正に対応した場合、随時共有フォルダなどを確認する作業が発生し、全従業員の負荷が増大する結果になってしまいます。

業務逼迫(ひっぱく)を引き起こす原因

必要となる3つの対策

完全ペーパーレス

申請・承認プロセスの電子化とワークフローと会計のシステム一元化を通し、初めて、電子帳簿保存法改正のメリットを享受できる。

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